Seu fluxo é mais importante que seu software

Recentemente me deparei com uma situação que gerou um desconforto que reproduzo a vocês agora.

Participando de uma discussão com um Product Owner de uma migração de um sistema de ERP (Sistema de Gestão Empresarial) falávamos sobre mapear o fluxo atual para propor uma melhoria na nova versão, mas o Product Owner afirmava não haver tempo para tal ação. Então se passou o diálogo abaixo:

– Qual será seu papel nessa migração então?

– Será garantir que os fluxos existentes estejam 100% aderentes na nova plataforma, e apontar quando não estiverem para que atinjam os 100% esperados.

– Vocês estão satisfeitos com seus fluxos atuais?

– Não. Nossos fluxos não são bons e existem diversos problemas neles.

– Então seu trabalho será garantir que o novo sistema esteja 100% aderente aos seus fluxos ruins atuais???

– Isso mesmo.

(Um minuto de silêncio)

Pode parecer absurdo, mas muitos sistemas que são considerados ruins nascem assim, uma necessidade de mudança obriga a mudar a tecnologia e ao invés de trabalhar na melhoria, evolução ou mesmo entendimento do que hoje não funciona, simplesmente trazemos para tecnologia resolver o que devíamos resolver antes de iniciarmos a construção do mesmo (E viva a Transformação Digital).

Para que problemas assim não ocorram existe uma ferramenta chamada Value Stream Mapping (VSM) que é traduzida como Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV).

Value Stream Mapping – VSM (Mapeamento do Fluxo de Valor) é uma ferramenta de diagnóstico para a identificação de todas as ações/processos/serviços de uma empresa e classificação em ações que criam ou não valor sob a perspectiva do cliente.

Atividades que criam valor
Tempos de espera ou Atividades que não criam valor

O uso da VSM é relativamente simples e consiste em alguns passos que irão trazer ganhos muitas vezes antes mesmo de um sistema ser desenvolvido:

Identifique qual fluxo será analisado
Crie o Mapa de Estado Atual
Identifique as Fontes de desperdícios
Defina as oportunidades de melhoria
Elabore um Plano de Ação
Revisar os resultados e recomeçar (PDCA)

Uma vez que você já tenha seu fluxo escolhido, vamos criar o Mapa do Estado Atual. Neste exemplo vou ilustrar um processo de compra.

Na parte de cima temos as atividades que criam valor (Iniciar processo de compra, Prospecção, Aprovação do Comitê e Aquisição) e embaixo os tempos de espera em cada etapa, isso significa:

Tempo total do fluxo: 39 dias

Atividades que criam Valor: 14 dias

Eficiência do ciclo do processo: 14 / 39 = 35%

Isso significa que passamos mais tempo esperando que entregando o que nosso cliente espera…

A investigação das fontes de desperdícios deve considerar tanto as Atividades que criam Valor como as de Tempo de espera olhando sob a seguinte perspectiva:

Como posso reduzir o tempo de execução dessa atividade?
Como posso reduzir o tempo de espera entre essas etapas?
Essa atividade é mesmo necessária?

Por exemplo:

Como posso reduzir o tempo de Prospecção?
Como posso reduzir o tempo de espera entre o Início do processo de compra e a prospecção?
Preciso mesmo da Aprovação de um comitê para todas as compras?

Agora começo a olhar as oportunidades de melhoria:

Posso ter um cadastro de fornecedores para diminuir o tempo de execução, realizando as cotações sempre com o mesmo grupo e colocando um tempo de resposta.
Posso automatizar as solicitações disparando um e-mail para os fornecedores cadastrados.
Posso criar um limite de valores pré-aprovados para diminuir a quantidade de aprovações que passam por eles e com isso melhorar meu tempo de espera entra as etapas.

Transformo as mesmas em um Plano de Ação: