Contexto
As empresas de médio porte já possuíam departamentos estruturados e algum nível de governança. Já as empresas menores tinham estruturas mais enxutas, poucos controles e pouca ou nenhuma governança formal. Por isso, uma mesma pessoa frequentemente acumulava diferentes atribuições.
Esse cenário criou um grande hiato entre as empresas em aspectos como tecnologia, processos, governança e cultura, tanto internamente quanto na relação com os clientes externos.
Nesse contexto, o Hiflexer atuou para entender as particularidades de cada empresa adquirida e estruturar um caminho para incorporá-las aos processos e padrões da empresa compradora.
Desafio
O principal desafio era entender a cultura, os controles, a governança e os processos existentes em cada empresa adquirida e estabelecer como esses elementos poderiam ser integrados à estrutura da empresa compradora.
No âmbito de tecnologia, havia uma necessidade específica de incorporar a infraestrutura, os controles de segurança, os códigos-fonte e as aplicações das empresas adquiridas aos processos de SDLC (Software Development Life Cycle) e à arquitetura padrão da empresa global.
Além disso, os processos de integração ainda não tinham uma estrutura definida. As equipes iniciavam as avaliações, mas muitas vezes não conseguiam concluí-las. Como consequência, as aplicações permaneciam fora de compliance.
Sem uma sequência clara de execução, cada etapa poderia depender de outra, gerando ciclos de idas e vindas entre Tecnologia, Cyber e Governança.
O desafio, portanto, não era simplesmente definir prioridades, mas entender qual processo precisava acontecer primeiro para que os demais pudessem avançar de forma organizada e realista.
Responsabilidade do Hiflexer
O papel do Hiflexer foi mapear, entender, organizar e acompanhar a evolução das empresas adquiridas, estruturando a integração como um projeto com etapas claras.
A atuação envolveu o entendimento, junto à alta diretoria, dos principais pontos que precisavam ser acompanhados e das métricas necessárias para demonstrar a evolução da integração.
A partir dessa visão, o Hiflexer organizou as informações relacionadas a pessoas, processos e ferramentas. Dessa forma, a liderança passou a contar com uma visão mais estruturada sobre o andamento da integração e pôde tomar decisões com base em dados e fatos.
Ações Executadas
O primeiro passo foi realizar o mapeamento dos processos existentes, tanto da empresa compradora quanto da empresa que estava sendo absorvida.
Com esse mapeamento, o Hiflexer identificou os principais desafios da integração e definiu planos de ação para os pontos considerados prioritários pela alta diretoria.
Além disso, o Hiflexer criou controles, apresentações e dashboards em Power BI. Também utilizou Inteligência Artificial (IA) para apoiar análises e apresentações, aumentando a produtividade do processo.
Um dos principais pontos identificados estava relacionado à entrada das novas aplicações no ambiente da empresa compradora. Para isso, era necessário passar por diferentes processos, como:
- inclusão da aplicação na ferramenta de CMDB (Configuration Management Database);
- avaliação de compliance relacionada a dados sensíveis;
- classificação das aplicações;
- processos de Cyber e segurança;
- adequação à arquitetura padrão da empresa.
No entanto, esses processos possuíam dependências entre si. Sem definir uma ordem adequada de execução, havia o risco de gerar ciclos de retrabalho e fazer com que as equipes precisassem reiniciar as avaliações.
A atuação do Hiflexer permitiu organizar esses processos por ordem de execução, e não apenas por prioridade. Em um cenário de compliance e Cyber, o objetivo não era simplesmente colocar rapidamente uma aplicação no ambiente produtivo, mas garantir que todos os requisitos necessários fossem atendidos.
A partir desse entendimento, o Hiflexer criou um framework próprio para processos de aquisição, estruturado em três macroetapas:
ACA — Avaliação, Controles e Arquitetura Final
- Avaliação da aplicação: entendimento da aplicação, sua estrutura, características, necessidades e eventuais ocorrências ou riscos identificados.
- Controles a serem implantados: definição dos controles necessários para que a aplicação pudesse atender aos requisitos da empresa compradora.
- Arquitetura final: definição de como a aplicação deveria estar estruturada dentro da arquitetura e dos padrões da empresa.
A lógica do framework parte da necessidade de entender, documentar, planejar e executar, respeitando as particularidades de cada empresa adquirida.
Resultados Alcançados
Um dos principais resultados foi transformar um processo que anteriormente não chegava ao fim em um fluxo estruturado, com etapas, responsabilidades e prazos mais claros.
Antes do framework, as avaliações eram iniciadas, mas muitas vezes interrompidas antes da conclusão. Com isso, as aplicações permaneciam fora de compliance e não era possível estabelecer um prazo confiável para sua implantação.
Na primeira aquisição em que o framework foi aplicado, foi possível estruturar o processo de forma organizada e estabelecer um prazo de 1 semana para a realização da avaliação do ACA.
Esse prazo não significa que todas as aplicações estarão em produção em uma semana. Cada aplicação possui um tempo diferente para implantação, dependendo de seu tamanho, complexidade e das ocorrências encontradas durante a avaliação.
O ganho está em conseguir, já na etapa inicial, entender o cenário, estabelecer o plano de ação e estimar o caminho necessário até que a aplicação esteja em compliance e possa avançar para o ambiente produtivo.
Outro resultado importante foi a criação de um modelo que pode ser utilizado em novas aquisições.
Essa primeira experiência foi a primeira vez em que o processo foi efetivamente estruturado dessa forma. A segunda aquisição já está em andamento sem a participação direta do Hiflexer, o que demonstra que o modelo criado não ficou dependente da atuação individual do consultor e pode ser utilizado pela própria organização.
O framework também trouxe uma forma mais organizada de lidar com aquisições que apresentam diferenças de idioma, cultura, estrutura e maturidade, sem depender de um único modelo aplicado de maneira indiscriminada.
Antes x Depois
| Dimensão | Antes do Framework ACA | Depois com o Hiflexer |
|---|---|---|
| Prazos e SLAs | Não era possível estimar; as avaliações eram iniciadas e frequentemente abandonadas. | A avaliação inicial do ACA passou a ter um SLA de 1 semana. |
| Gargalos entre áreas | Processos com dependências pouco claras entre Tecnologia, Cyber e Governança, gerando risco de retrabalho e reinício das avaliações. | Fluxo organizado por ordem de execução e dependência dos processos. |
| Compliance | Aplicações permaneciam fora de compliance e sem um caminho claro para avançar até o ambiente produtivo. | Plano de ação estruturado, com maior clareza sobre as etapas necessárias até o ambiente produtivo. |
| Replicabilidade | A cada nova aquisição, era necessário entender novamente como conduzir o processo. | 2ª aquisição em andamento sem a participação direta do Hiflexer, utilizando o modelo criado. |
Aprendizados Gerados
A principal lição do projeto foi entender que nunca sabemos tudo e que conversar com as pessoas certas é essencial. Por isso, mapear as pessoas, seus conhecimentos e suas responsabilidades foi fundamental para compreender o problema antes de propor uma solução.
Outro aprendizado foi a importância de apresentar informações para a alta diretoria com dados, fatos e prazos realistas. Dessa forma, a urgência de uma situação não levaria a compromissos que não poderiam ser cumpridos.
O projeto também reforçou que é necessário entender onde estamos, onde queremos chegar e como vamos chegar lá.
Não adianta definir apenas o destino. É necessário ter o veículo adequado, pessoas preparadas, ferramentas para orientar o caminho e, principalmente, um planejamento que permita reavaliar a rota quando necessário sem perder de vista o objetivo final.
No caso das aquisições, isso significou entender que cada empresa possui uma realidade diferente. Portanto, o processo precisa considerar essas diferenças, mas sem perder a estrutura necessária para garantir governança, segurança, compliance e integração.
Mais do que criar um processo para uma única aquisição, o principal aprendizado foi transformar o conhecimento adquirido durante o projeto em uma estrutura que pudesse ser utilizada pela organização em novas integrações.
Conheça o Hiflexer por trás deste case → https://www.linkedin.com/in/ricardoirigoyen/?isSelfProfile=false
