Hiflex

Compartilhar

9 dicas e 1/2 sobre ferramentas para trabalhar remotamente

Uma pergunta recorrente sempre foi: “Que ferramentas virtuais podemos utilizar para que nossa equipe tenha a mesma produtividade presencial reproduzido na modalidade trabalho remoto?”

Bom, atualmente o avanço tecnológico nos permite usar diversas ferramentas, incluindo gratuitas, pagas, com limitação de usuários, ou até ilimitadas, tudo depende da sua necessidade.

Para tentar ajudar na sua decisão, quero apresentar brevemente 9 das ferramentas que mais utilizamos em nossos trabalhos remotos.

1 – Email:

Ainda muito útil para enviar os convites de reuniões e cerimônias agendadas. Também pode ser utilizado para enviar instruções, acordos ou links para acesso as ferramentas de trabalho. No meu caso utilizo o Gmail Corporativo.

Uma das vantagens do email é o envio de convites que já bloqueiam as agendas automaticamente e também disponibilizam os links direto nas agendas virtuais.

2 – Agendas virtuais:

“Impossível viver sem”. Esta é uma afirmação real para mim atualmente, a agenda me ajuda muito a não perder compromissos, não duplicar ou não marcar nenhum compromisso no dia e horário de outro compromisso, e especialmente não me atrasar para os encontros virtuais.

A pontualidade é mais importante ainda no mundo digital e remoto, do que no presencial. Experimente ficar sozinho em uma sala virtual para uma conferência durante 5 minutos, olhando para a tela, enquanto ninguém conectou ainda. Além de uma falta de respeito com os colegas de trabalho, ainda é uma enorme desperdício de tempo.

Atualmente as agendas permitem adicionarmos comentários sobre os eventos, links para acesso de ferramentas e endereço para entrar em salas virtuais e especialmente os lembretes. Eu mesmo sou lembrado 10 minutos antes, 5 minutos antes e no momento de início de qualquer evento da minha agenda do Google, que está replicada na minha agenda Smart Watch e Smartphone, que me ajuda a lembrar de não esquecer quando eu não estiver na frente do computador.

3 – Whatsapp:

Talvez o mais conhecido de todos os que vou mencionar aqui, até por não ter sido criado inicialmente para uso profissional, e estar no celular de quase todo mundo.

Nós usamos com muita frequência para combinações rápidas, ajustes de agenda e especialmente para comunicações e alinhamentos breves e objetivos para otimizar os tempos, como por exemplo: “Pessoal, estaremos conectados em 10 minutos, atualizem suas tasks no board e conectem 2 minutos antes.”

O “Whats” também é ótima para responder rapidamente a mudança de agenda repentina, e não deixar ninguém esperando em uma sala virtual, como por exemplo: “Pessoal, tivemos um imprevisto e nossa cerimônia irá atrasar 30 minutos para iniciar, continuem suas atividades e conectem apenas as 11:00”. Neste caso, é muito mais prático avisar todos sobre alguma mudança do que no presencial.

Dica matadora para uso do “Whats” neste tipo de trabalho: Crie um grupo com o seu time para estas comunicações rápidas, e combine com todos para ficarem ligados minutos antes das cerimônias ou reuniões virtuais e olharem o grupo para ficarem atualizados com as confirmações e alterações que possam ocorrer.

Obs: O Whatsapp tem a versão Business que você consegue configurar mensagens automáticas para quando estiver indisponível. Pode ser utilizado no smartphone ou browser do seu computador.

4 – Zoom:

Uma das melhores ferramentas para videoconferência, que permite realizar sessões ininterruptas por várias horas e conectar dezenas de pessoas simultaneamente.

O Zoom permite compartilhar a tela de um dos participantes para que todos vejam o mesmo conteúdo ao mesmo tempo, geralmente o facilitador que está conduzindo a videoconferência compartilha sua tela, ou permite que um outro participante compartilhe. O Zoom também traz um chat online privado aos integrantes da videoconferência para que seja possível conversar por texto, além de armazenar e compartilhar anotações.

Para quem usa com grupos grandes, e até aulas ou treinamentos, pode utilizar o recurso Breakout room, que em tradução livre seria: Quebrar os participantes em salas menores de videoconferencia para que cada grupo, em sua sala privada, discuta e faça trabalhos específicos, podendo juntar todos novamente a qualquer momento. O facilitador da videoconferencia tem o poder de abrir e fechar as salas, e de escolher quem vai para cada sala, ou até mesmo optar por montar salas com pessoas aleatórias.

Ainda é possível gravar toda a videconferencia, onde ficará armazenado o áudio e o vídeo de todo o período (com exceção dos momentos que se utiliza o recurso de Breakout room).

Basicamente, o Zoom é a nossa ferramenta para simular as reuniões presenciais em ambientes remotos, todos podem se ver, conversar, compartilhar suas telas, apresentar trabalhos completados, planejar colaborativamente, realizar Diárias, realizar retrospectivas, tomar decisões de produto, priorização ou estratégia, e sentir todos os presentes quase como se estivessem presencialmente juntos, com imagem, som e imagem em tempo real.

Videoconferencia para discutir estratégia de parceria entre Hiflix e Massimus
Videoconferencia para discutir estratégia de parceria entre Hiflix e Massimus

Dicas matadoras do Zoom: O facilitador pode combinar de fechar o microfone de todos, exceto de quem estiver falando ou apresentando algo, é bom para os momentos que não são de intensa discussão, evita sons de fundo, perda de foco e desconcentração. A sugestão é que todos estejam com os videos abertos, para que se forcem a prestar atenção no que está rolando na videoconferencia, e ao mesmo tempo mostrem aos outros que estão realmente conectados e disponíveis.

link do Zoom: zoom.us

5 – Mural:

O Mural é o nosso quadro virtual, ou como eu gosto de chamar: Parede Virtual, onde podemos desenhar, criar boards customizados e trabalhar com post-its quase como se estivéssemos dentro de uma sala física colando post-its.

Combinado ao Zoom, temos o ambiente quase perfeito. Com o Zoom podemos compartilhar a tela do Mural para que todos tenham a mesma visão do que estamos trabalhando no momento, além de gravar o que está sendo produzido se for o caso, e ao mesmo tempo, todos acessam o Mural e podem interagir e trabalhar na “parede virtual” ao mesmo tempo, de forma integrada, colaborativa e coletiva.

Criamos quadros personalizados para guiar trabalhos remotos como Consultorias e Mentoring, Discovery de produtos e negócios, Release Plannings, Sprint Plannings, Sessões de Refinamento, Daily Meetings, Revisões de produtos, Retrospectivas, Mapeamento de Cadeia de Valor (VSM – Value Streaming Mapping), aplicações de Método Kanban, e quase qualquer outro trabalho que possa ser guiado por um board com colunas, e padrões de informações pré-acordadas.

Registro de um dos nossos processos de Mentoring guiado para entender os impactos do isolamento do COVID-19 em alguns de nossos clientes.
Registro de um dos nossos processos de Mentoring guiado para entender os impactos do isolamento do COVID-19 em alguns de nossos clientes.

O Mural permite que os colaboradores do trabalho se conectem com usuários anônimos, uma opção tanto para baixar o custo da ferramenta, quanto para manter a participação de pessoas de maneira anônima e promover trabalhos de feedback e inspeção de produtos sem a exposição de quem está escrevendo, desenhando ou movendo algo nos quadros. Por outro lado, é possível identificar as pessoas de maneira explicita com Avatar nome e fotos de cada um, mantendo nesta opção uma transparência total de quem está conectado e o que cada um está fazendo exatamente.

O Mural permite a exportação dos quadros para vários formatos como PDF, JPG e PNG, além de ser possível exportar os post-its como Issues para o GitHub e JIRA. A ferramenta também tem chat privado, opção de registrar comentários espalhados pelo quadro, incluindo perguntas e respostas dos participantes, registro de todas as atividades realizadas e busca de palavras em todo o quadro. Você ainda tem a opção de ter todos os seus quadros virtuais em um único local e acessá-los rapidamente.

Todos os meus "Murals" (é assim que o Mural chama os Murais ou Quadros)
Todos os meus “Murals” (é assim que o Mural chama os Murais ou Quadros)

O Mural ainda traz funcionalidades de bloquear partes do quadro para que apenas o facilitador consiga editar, Votação online para priorizar ou dar importância a itens, Timer regressivo que pode ajudar em dinâmicas de tempo e nos Timebox de atividades.

Realmente é uma ferramenta que eu recomendo para quem quer levar os quadros físicos e as paredes para o mundo virtual e combinar com videoconferencias.

Obs: É possível utilizar a versão Trial sem custo por 30 dias, e o plano mais barato é de 12 dólares/mês por membro registrado, com membros anônimos ilimitados, tendo também planos para grupos de usuários e empresas.

link do Mural: app.mural.co

6 – Trello:

Este é outro famoso da lista, o gratuito e fácil de usar: Trello.

O Trello nos ajuda a organizar os trabalhos, tanto como fonte de entrada para alguns dos trabalhos que vamos realizar remotamente, como eu substituição para o Mural, quando pretendemos apenas registrar, controlar e acompanhar atividades do time, como complemento a trabalhos colaborativos realizados pelo Mural, que geram atividades e ações pós estes trabalhos colaborativos, e que o Trello pode ser útil para uma melhor auto-organização do time e realização do trabalho puxado.

O Trello é bastante utilizado para representar um Kanban virtual, onde temos no mínimo colunas como “To Do”(A Fazer), “Doing”(Fazendo) e “Done”(Feito), mas podemos ter diversas configurações conforme nossa necessidade, variando entre visualização de processos de uma equipe, colunas que representam trabalhos diferentes de equipes diferentes, processo end-to-end, entre outros.

Trello de uma de nossas equipes da iniciativa Hiflix
Trello de uma de nossas equipes da iniciativa Hiflix

Uma das vantagens é que tudo fica registrado e podemos ter várias pessoas trabalhando simultaneamente, identificadas, e gerando históricos, além de podermos saber quem está realizando qual atividade, que deixou quais comentários, e acionar outras pessoas através dos próprios cards virtuais. O Trello ainda traz lembretes, datas e horário para realizar um determinado trabalho, participantes necessários para um tarefa, sequencia de processo e movimentação “drag and drop” (arrastar e soltar), tanto no browser do seu computador como em smartphones.

link do Trello: trello.com

7 – Office365:

Outra dica que não podia faltar é relacionado aos editores de textos, planilhas eletrônicas e apresentações. Eu não tenho medo de dizer que para produtividade e usabilidade, na minha opinião, as ferramentas do pacote Office da Microsoft são imbatíveis.

Quando falamos de trabalho remoto e compartilhamento de documentos temos a solução do Office365 na nuvem, que pode ser acessado de qualquer computador, com qualquer sistema operacional e de quase qualquer Browser. Eu mesmo uso o Mac, com IOS e acesso os documentos pelo Office365 sem problemas, tanto na nuvem como localmente. O valor da licença anual também está muito mais acessível, o meu plano pessoal está R$ 299,00/ano (R$ 24,90/mês).

O mais interessante em relação ao Office365 é o poder de compartilhamento dos arquivos pela Nuvem, permitindo que você disponibilize os arquivos para outras pessoas visualizarem e editarem, e neste último modelo é possível que todos editem ao mesmo tempo, sem que se perca dados e rastreabilidade. Quando se usa o browser para edição, é possível ver em tempo real quem está editando e o que está sendo editado.

Um arquivo .doc (MS Word) aberto e compartilhado na Nuvem
Um arquivo .doc (MS Word) aberto e compartilhado na Nuvem

Documentos do Word, Excel e Powerpoint são os mais compartilhados e utilizados, e podem até servir como solução alternativas para quadros e trabalhos colaborativos em videconferencias, como pode ser visualizado no video a seguir, gravado por alguns dos nossos Hiflexers:

https://youtu.be/5OGzQgd9EMg

link do office365: office365.com.br

8 – Onedrive:

Capacidade de armazenamento local em nosso computador pessoal e backup viraram coisa do passado depois que os armazenamentos na Nuvem surgiram. Depois da última vez que o meu disco rígido local ficou sem espaço e tive que comprar um disco externo, que ficava em casa, e do último susto que tomei quando meu computador deu pau e eu não tinha feito o backup do arquivo alterado na noite anterior, nunca mais vivi sem o Onedrive. Este foi o que eu escolhi por questões pessoais, há vários outros e não precisamos brigar por isso, ok?

Além da utilidade de expandir a capacidade de armazenamento dos nossos computadores, e já ser um mecanismo e dispositivo de backup automático e seguro, ainda podemos compartilhar arquivos com o mundo inteiro em poucos cliques.

Qualquer tipo de arquivo, depois de gravado localmente, pode ser guardado na Nuvem, através do Onedrive, e ser compartilhado com outra pessoa, permitindo apenas visualização ou edição, sendo de responsabilidade do próprio Onedrive manter o arquivo em questão sincronizado. Com isso não temos mais desculpa quando estamos remotos, não precisamos acessar o servidor da empresa, basta disponibilizar o arquivo na Nuvem e compartilhar o link com quem você precisa.

Pasta do Onedrive aberta no browser e compartilhado
Pasta do Onedrive aberta no browser e compartilhado

No caso do Onedrive combinado ao Office365, todos os arquivos podem ser abertos diretamente no browser, ou localmente, sincronizados e compartilhados com todos do seu time.

link do Onedrive: Onedrive.com.br

9 – Funretrospectives:

O Funretrospectives é uma iniciativa do amigo e parceiro Paulo Caroli (caroli.org), onde ele compartilha várias ideias de dinâmicas “Quebra Gelo” ou Energizer para serem utilizadas em retrospectivas e outros trabalhos coletivos e colaborativos.

Muitas funcionam apenas em ambiente presencial, mas outras também podem ser adaptadas e já foram testadas em ambientes virtuais e trazem excelentes resultados. Uma coleção das que já foram testadas e que nós sugerimos está no link https://www.caroli.org/7-atividades-quebra-gelo-para-equipes-remotas.

Eu particularmente gosto muito da Fun Fact para Energizar e Quebrar o Gelo da galera remotamente, ela funciona da seguinte maneira:

  1. Utilize o Mural e peça para cada participante que pense sobre um fato divertido sobre si mesmo, e escrevam em um post-it virtual no Mural.
  2. Instrua os participantes a acessarem de forma anônima o Mural, e escreverem em post-its de mesma cor e distribuirem pelo Mural
  3. O facilitador, ou alguém selecionado pelo time, le para todos os fatos divertidos que foram colocados no Mural
  4. Ao ler cada um deles, o grupo tem que tentar adivinhar quem é a pessoa para cada fato divertido, escrevendo ao lado do Post-it o nome da pessoa
  5. Soltem boas risadas para quebrar o gelo e energizar para os trabalhos que estão por vir, ou para relaxar após os trabalhos realizados.
Quadro criado na ferramenta Mural para realização da Fun Facts
Quadro criado na ferramenta Mural para realização da Fun Facts

Conclusão e Dica Final:

Não é preciso gastar muito dinheiro, e nem mesmo recorrer a ferramentas sofisticadas, complicadas e robustas. Tem muita ferramenta que já usamos, ou que são simples e fáceis de utilizar, basta juntarmos as que mais precisamos experimentar e trabalhar em equipe, melhorando e adaptando as ferramentas as nossas necessidades.

Apresentei apenas algumas ferramentas que usamos internamente na Hiflex e com nossos clientes, sabendo, claro, que existem diversas outras que substituem as mencionadas aqui, e que podem até ser melhores em vários aspectos. Escolha a sua, e trabalhe remotamente com a melhor produtividade que puder.

E ai, você tem alguma outra de dica de ferramentas que utiliza? Deixe nos comentários e vamos melhorar ainda mais este artigo.

Dica final: Mais sobre trabalhos remotos, facilitação de times remotos, aumento de performance no trabalho remoto, e uso e demonstração destas ferramentas, você pode encontrar em nosso curso “Facilitando Times Remotos e Aumentando sua Performance” na Hiflix, nossa plataforma de Streaming de Educação e Desenvolvimento Profissional: hiflix.com.br.

Assista como degustação a aula introdução do treinamento online Facilitando Times Remotos e Aumentando sua Performance no vídeo a seguir:

Outras Publicações

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *