Se você perguntar para os funcionários de uma empresa se a organização possui um planejamento estratégico, a resposta quase sempre será afirmativa. No entanto, por trás dessa aparente certeza, muitas empresas enfrentam desafios significativos na execução e no gerenciamento de seu portfólio de iniciativas. Entre os problemas mais comuns estão:
- Tudo entra e nada é descartado? Muitas vezes, a sensação é de que todas as sugestões e ideias são acumuladas, sem um processo claro de filtragem.
- O cliente manda na priorização? As prioridades podem ser facilmente influenciadas por solicitações e demandas externas, negligenciando a visão estratégica.
- Alguns têm o berro maior e levam vantagem? Aqueles que conseguem chamar mais atenção ou têm maior poder de barganha frequentemente acabam com seus projetos priorizados.
- Backlog infinito que nunca acaba? Projetos e iniciativas se acumulam, criando uma sensação de sobrecarga e falta de progresso.
- Longo Prazo? Quantos anos? Projetos podem levar tanto tempo para serem aprovados e iniciados que a relevância pode se perder.
- Dificuldade em mudar planos anteriores? Adaptar-se a novas circunstâncias pode ser desafiador, impedindo a flexibilidade necessária para reagir a mudanças.
Você se identifica com essas questões? É uma situação comum em empresas que acreditam que ter muitos projetos em andamento é sinal de eficiência. No entanto, a verdadeira eficiência não está em quantos projetos a empresa tem, mas em quantos projetos realmente agregam valor. Muitas dessas dificuldades são justificadas por uma percepção errônea sobre a gestão de iniciativas e um planejamento estratégico inadequado ou mal executado.
O Desafio da Gestão de Iniciativas
Em empresas onde o planejamento estratégico é mal conduzido, a priorização de iniciativas se torna ineficaz. Sem uma orientação clara, qualquer projeto pode parecer válido e qualquer direção pode ser seguida. Assim, a eficiência não vem da quantidade, mas da qualidade e relevância das iniciativas.
Um problema crucial é o acúmulo desordenado de iniciativas: dezenas ou até centenas de projetos circulando sem uma estrutura clara para sua gestão. Sem um canal definido para a entrada, sem organização e sem um mecanismo eficaz para a seleção, priorização e descarte, o processo de identificação e gestão de iniciativas falha.
A Importância do Descarte de Iniciativas
Para uma gestão eficiente, é essencial não apenas identificar e priorizar as iniciativas, mas também saber quando e como descartá-las. O processo de descarte deve ser tão rigoroso quanto o de seleção e priorização. O sistema precisa ser puxado por necessidades reais e não empurrado por uma lista interminável de ideias e sugestões.
No contexto do Upstream, que é a fase inicial do processo de gestão de iniciativas, o foco deve estar em:
- ADIAR: algumas iniciativas podem ser valiosas no futuro, mas não são urgentes no presente. Adiar essas iniciativas pode permitir um foco maior nas prioridades atuais.
- DESCARTAR: nem todas as ideias ou projetos têm potencial para agregar valor. Descartar aquelas que não se alinham com os objetivos estratégicos é fundamental.
- MATAR: projetos que já foram iniciados, mas que demonstraram não ser eficazes ou relevantes, devem ser interrompidos para evitar desperdício de recursos.
O Agile Upstream Framework: Uma Solução Eficaz
Para enfrentar esses desafios, o Agile Upstream Framework foi desenvolvido por Fábio Cruz, nosso CTO. Este framework é projetado para ajudar as empresas a implementar um Lean Portfolio Management eficiente, focado na identificação, priorização e descarte de iniciativas. Ele oferece suporte nas seguintes áreas:
- Identificação e Experimento: avalie indicadores de resultado e performance para cada iniciativa, garantindo que apenas as mais valiosas sejam priorizadas.
- Conexão com Metas Corporativas: alinhe os indicadores de performance com as metas e objetivos da empresa para garantir que as iniciativas estejam sempre direcionadas para os resultados desejados.
- Decisões Estratégicas: apoie as decisões sobre seleção, priorização e descarte, assegurando que os recursos sejam direcionados para onde realmente importam.
- Papéis e Responsabilidades: defina e comunique claramente os papéis e responsabilidades na gestão de iniciativas para garantir um processo eficiente.
- Empoderamento e Autonomia: incentive o empoderamento dos donos das iniciativas e das equipes envolvidas, promovendo um ambiente de auto-gerenciamento e autonomia.
- Envolvimento de Executivos: assegure a participação ativa de executivos e decisores estratégicos no processo, tornando as decisões mais informadas e alinhadas com a estratégia da empresa.
Conclusão
O sucesso de uma empresa não está na quantidade de projetos, mas na capacidade de gerenciar e priorizar iniciativas que realmente tragam valor. O Agile Upstream Framework oferece uma abordagem estruturada para enfrentar o desafio do descarte de iniciativas, ajudando a manter o foco em projetos estratégicos e alinhados com os objetivos da organização. Ao implementar este framework, sua empresa pode transformar seu portfólio de iniciativas, melhorar a eficiência e alcançar melhores resultados.
