Sempre recebo perguntas como: PMO Ágil existe? PMO Ágil é só para ambientes ágeis? E o Preditivo? E o híbrido? Qual a similaridade ou diferença para o VMO (Value Management Office)? Qual a similaridade ou diferença para o Lean PMO (PMO Enxuto)? E a governança ágil, entra onde?
Talvez para você tudo isto se conecta, ou são conceitos antagônicos, não sei, o que sei é que se você for até o final deste artigo você terá todas estas respostas, e terá mais informações sobre estes temas do que quando chegou aqui. Então fique comigo até o final deste artigo e aproveite para deixar nos comentários se antes de ler este artigo você acreditava mais na conexão ou no antagonismo de tudo isso.
Para começar vamos falar do PMO Ágil. Este existe ou não?
A minha resposta curta e grossa é que SIM! Porém, a partir desta resposta precisamos aprofundar um pouco para que seja esclarecido o que é um PMO Ágil e como este pode contribuir para melhorar os resultados de negócio e com o Business Agility na sua organização.
Aproveitando, caso você não tenha lido meu artigo sobre Business Agility clique no link a seguir e dê uma conferida lá.
Primeiro o PMO Ágil é um Framework que orienta uma forma de levar o mindset ágil para estruturas de PMO. Mais importante do que o mindset ágil, que as vezes gera distorções e falas rasas e fracas sobre agilidade, o foco aqui é que o PMO seja capaz de aplicar a agilidade na sua própria estrutura de uma forma que esta agilidade seja uma característica predominante do PMO.
Lembrando de forma breve que agilidade é adaptabilidade, e quanto mais adaptabilidade temos, mais ágeis somos. Desta forma, um PMO Ágil é aquele que é capaz de ser adaptativo a todas as mudanças ao seu redor de forma constante, ou como o próprio Manifesto Ágil traz e que eu vou ajustar livremente aqui: “Um PMO Ágil é aquele que é capaz de responder rapidamente a mudanças ao seu redor de forma constante”.
Eu gosto de parafrasear o amigo e parceiro Américo Pinto, que há muito tempo diz: “Um PMO deve ser aquilo que a empresa espera que ele seja”, e eu o complemento dizendo: “Um PMO Ágil deve ser aquilo que a empresa espera que ele seja, se adaptando rapidamente a mudanças para continuar sendo o que a empresa espera que ele seja”.
Outro ponto que é importante mencionar é que não existe tipo de PMO, sendo assim ágil não é um tipo de PMO. Ágil é a característica de alta adaptabilidade constante que um PMO precisa ter para se denominar ágil.
Tenho que confessar que o uso dos termos PMO e Ágil juntos foi uma estratégia provocativa. Eu sou um dos primeiros profissionais no Brasil, e no mundo, a falar sobre PMO Ágil e modelos híbridos, tanto que sou autor de um livro intitulado PMO Ágil que apresenta o framework que eu estou falando aqui em detalhes. Para saber mais, acesse a seguir o site oficial do livro:
https://editorabrasport.com.br/pmo-agil-escritorio-agil-de-gp?search=pmo%20%C3%A1gil
Definição de PMO Ágil
Bom, partindo da premissa que o PMO Ágil exista, como podemos defini-lo? Eu tenho uma definição, que é de minha autoria, que é a seguinte:
“O PMO Ágil é um time enxuto que foca na integração e no gerenciamento estratégico e distribuído de iniciativas, com o objetivo de gerar valor para a sua organização de forma leve e com adaptações constantes.”
Veja que esta não é uma simples definição, temos alguns pontos importantes que valem destacar e comentar, e que estão implícitos nesta definição, que são:
Time enxuto: Aqui temos a conexão com Lean PMO e com a descentralização. Só é possível ter um time enxuto no PMO se houver eliminação de desperdícios e de descentralização da gestão.
Gerenciamento estratégico e distribuído: Aqui temos a quebra do paradigma anterior do PMO clássico, onde uma das palavras fortes era a centralização da gestão referente aos 3Ps (Projeto, Programa e Portfólio). No PMO Ágil só faz sentido a gestão descentralizada, pois é assim que ganhamos escala de gestão e de adaptabilidade. Gestão centralizada tende a ser mais lenta na resposta a mudanças, contrariando a agilidade.
Iniciativas: O PMO Ágil não se limita a apoiar o gerenciamento dos 3Ps, e abre o foco para projetos, produtos e demandas que possam afetar o compartilhamento das equipes e a performance dos processos dependentes e integrados de um ou mais portfólios ou áreas.
Gerar Valor: Aqui tem um jogo de palavras então fique atento. O principal Valor de um PMO Ágil é focar mais na gestão de valor e menos na gestão de projetos. O mais importante não é mais entregar projetos “prometidos”, o mais importante é entregar o maior valor possível para a organização entendendo os resultados de negócio e a própria agilidade nos negócios. Cancelar projetos, não entregar escopos específicos não deve mais ser considerado problema em inúmeros casos, o que deve ser um problemão é entregar “coisas” que não geram valor para ninguém, as vezes apenas para a gestão e para o checklist cumprido.
Leve: Temos o Lean PMO novamente aparecendo aqui, e neste ponto o foco maior é na otimização de processos e no fazer menos do que tem mais valor, que conecta fortemente com Business Agility e com governança ágil. Uma governança ágil não entende que o mais importante é cumprir regras, cerimônias, documentos e ter uma excelente gestão como os modelos de maturidade clássicos pregam. Com todo respeito, que se dane os padrões de gestão, gestão é meio, o que mais importa é o resultado e não se um documento X foi preenchido ou não, especialmente é claro, nos ambientes híbridos e ágeis.
Adaptações constantes: Aqui temos a forte característica de adaptabilidade do próprio PMO, além disso temos também o foco do PMO Ágil em não ser apenas para ambientes ágeis. Na verdade, dificilmente ambientes puramente ágeis existem, principalmente quando falamos de empresas médias e grandes, então, o foco do PMO Ágil é ter uma estrutura preparada para apoiar gestão de valor e entregas em ambientes preditivos, ágeis e híbridos.
Propósito do PMO Ágil
A partir desta definição e do entendimento correto do que está contido nela, fechamos o conceito de PMO Ágil, e de seu framework, entendendo que um PMO Ágil de acordo com o descrito neste artigo, tem o objetivo principal de:
- Agilizar PMOs já existentes ou criar novos PMOs Ágeis com a característica de alta adaptabilidade na sua própria estrutura, e na promoção da mesma agilidade para o restante da organização
- Estruturar VMO (Value Management Office), também conhecidos como Escritórios de gerenciamento de valor, que muda a visão DO QUE será gerenciado, focando mais em valor do que em projetos, focando mais em outcome do que output de iniciativas (projetos, produtos e demandas)
- Estruturar Lean PMO, também conhecidos como PMO enxuto ou PMO leve, que muda a visão DO COMO será gerenciado, focando menos em processos travados, pesados, robustos, e mais em processos leves e enxutos que permitem alta adaptabilidade, além de focar menos em padrões e mais em permitir flexibilidade de práticas, ferramentas e processos mantendo assim a adaptabilidade
Representação gráfica do Framework PMO Ágil
Entenda que geralmente temos a combinação destes três objetivos dentro de um mesmo PMO, e este é o verdadeiro PMO Ágil. O que vai mudar de organização para organização é a predominância ou foco maior de um ou de outro de acordo com o momento, o contexto e a realidade da empresa e seus portfólios.
Um PMO Ágil considera que a grande maioria das empresas trabalham com projetos e produtos, e o ciclo de vida de cada um é diferente e muitos processos e boas práticas de um para outro também. Um PMO Ágil entende isso e não coloca tudo no mesmo pacote, nem tudo é projeto e nem tudo é produto, e devemos tratá-los de forma diferente para obtermos melhores performances e resultados.
Como saber se é um PMO Ágil?
Então, para você considerar que tem um PMO Ágil na sua empresa, é preciso considerar:
- Que o seu PMO tem alta adaptabilidade, foca mais em valor do que em entregas e busca incansavelmente eliminação de desperdícios em sua própria estrutura. Um PMO Ágil que não tem estas características distintivas não é um PMO Ágil.
- Entende e está preparado para atuar com projetos e produtos, em ambientes com iniciativas ágeis, preditivas e híbridas, sempre! Um PMO Ágil que não tem uma estrutura para responder a estas três abordagens de gestão, trabalho e entrega não é um PMO Ágil.
O que irá mudar para cada implementação de PMO Ágil é a predominância maior de uma ou outra característica, iniciativa ou abordagem e não a exclusão e existência só de uma delas.
Bom, é isso. PMO Ágil existe, e o framework PMO Ágil pode te ajudar a fazer um diagnóstico do seu PMO, caso exista, ou um diagnóstico da sua empresa e seus portfólios para criar um PMO Ágil. Onde em ambos os casos o foco será em entender quais as predominâncias existentes e como montar uma estrutura considerando tudo isso que falamos de acordo as suas necessidades.
Falei pouco sobre VMO e Lean PMO, quer que eu fale mais sobre estes assuntos? Deixe ai nos comentários que se você quiser eu escrevo mais isto.
O que achou? Concorda? Discorda? Tem contribuições? Deixe nos comentários que eu responderei e até posso escrever outro artigo a partir de uma pergunta ou comentário seu.
Brigadu e Valeuzaço!
