A agilidade está assumindo cada vez mais o seu lugar de direito nas organizações, desde as empresas mais clássicas ou com décadas de existência, até as mais contemporâneas ou jovens, e isso inclui mudanças na forma de trabalhar de diversas áreas, estruturas e times.
Os PMOs (Project Management Office), ou Escritórios de Gerenciamento de Projetos, não poderiam ficar de fora desta, especialmente porque muitos PMOs estão cercados por projetos, equipes, produtos, metas, realizações, estratégia, cobranças e resultados, e muitas empresas estão pedindo e até colocando como meta e objetivo estratégico que o Ágil seja inserido e faça parte de tudo isso.
O momento da “modinha” do Ágil já passou, e agora virou mais do que uma diferenciação “Ser Ágil” e está se tornando uma necessidade para as empresas de acompanhar esta Agilidade e de se transformar para continuar vivo.
Com isso os PMOs estão sendo questionados sobre a sua própria existência em ambientes ágeis. Em outros casos em como se adequam aos métodos Ágeis, ou quais trabalhos podem ser feitos pelo PMO quando os Times Ágeis ou SQUADs passam a ser auto organizadas e os PMOs precisam diminuir ou deixar de controlar e monitorar os projetos e as realizações destes Times.
Eu vou responder a estas perguntas em uma série de pequenos artigos, a começar por este.
Bom. Um PMO continua existindo em um ambiente ágil com SQUADs e times ágeis auto organizáveis? A minha resposta é: Sim, mas depende de algumas variáveis.
Tudo começa pelo entendimento do propósito do PMO na empresa. Um cara que sou fã a muitos anos chamado Américo Pinto, um dos maiores especialistas de PMO do Brasil e do Mundo, afirma que: “Um PMO deve ser o que a sua empresa espera dele”. Então é preciso entender e ter total clareza do que a sua empresa espera do seu PMO.
A partir deste entendimento, é preciso validar isso através da correta definição de papéis e responsabilidades do PMO, em relação aos Times e SQUADs que existem na empresa. É preciso ficar bem claro o que É o PMO dentro de uma organização que já possui times ágeis, e o que NÃO É. Quando muitos conflitos aparecem neste momento e você tem dificuldade de separar o que É o PMO e o É os Times, pode ser um enorme sinal de que você não precisa dos dois coexistindo na mesma organização.
Bom até aqui não muda muito para um PMO clássico e conhecido por você que está lendo este artigo, então vamos falar sobre o que É um PMO Ágil® e o que NÃO É um PMO Ágil®.
Os PMOs não são obrigatórios em todas as empresas, e é preciso realmente ter clareza do propósito de um PMO na organização e muito mais claro ainda, porque outros times e estruturas não podem assumir o trabalho que o PMO está se propondo a realizar.
A partir disso, PMO Ágil® não é um tipo de PMO, e um PMO Ágil® não é mais rápido do que um clássico, não é formado por Scrum Masters ou Product Owners e não gerencia projetos com post-its. Um PMO Ágil® é essencialmente Ágil em seu mindset.
Um PMO Ágil® é aquele que tem a característica Ágil como parte integrante de seu mindset. Em outras palavras, um PMO deve ser um prestador de serviços para a sua empresa, e um PMO Ágil® deve ser um prestador de serviço com mindset ágil, e isso só é possível quando as pessoas que compõem o PMO Ágil® possuem um Mindset Ágil.
O Mindset Ágil é aquele pelo qual as pessoas pensam, se comportam e agem de acordo com os princípios e valores ágeis, respeitam o Manifesto Ágil e aplicam o mesmo no próprio PMO, além de contribuir e promover isso tudo no restante da organização.
Um PMO Ágil® não é mágico passando a ser a solução de todos os problemas da sua empresa. Na verdade o PMO Ágil® busca essencialmente eliminar os desperdícios da sua própria estrutura, forma de trabalho, responsabilidades, controles e monitoramentos, contribuindo para a leveza e aumento de performance da organização com base nos princípios e valores ágeis.
Um PMO Ágil® é mais enxuto que PMOs clássico, e busca essencialmente ser mais enxuto a cada dia. Por isso também podemos chamar um PMO Ágil® de Lean PMO ou PMO Enxuto, o que mais uma vez ajuda a entender e explicar o que É um PMO Ágil®.
Um PMO Ágil® é aquele que pratica em tempo integral a busca pelos trabalhos que não precisam feitos, em si mesmo e no restante da organização. Por exemplo, um PMO Ágil® não é aquele que controla mais de mais projetos, mas sim aquele que identifica junto com os times dos projetos apenas os controles essenciais que precisam ser feitos, e que não necessariamente serão feitos pelo PMO Ágil®, mas que podem por exemplo serem feitos pelos próprios times.
Um PMO Ágil® faz diferente para atingir resultados diferentes, e promove este mesmo pensamento nos times, SQUADs, e em toda a organização. E o que o PMO Ágil® faz? Bom, este será assunto do próximo post desta série.
PMO Ágil® também é um Framework que promove a implementação de Métodos Ágeis e do Mindset Ágil em Escritórios de Projeto já existentes e também na criação de novos Escritórios de Projeto ou Centros de Excelência com a “pegada ágil” necessária.
Para fechar, lembre-se que um PMO deve ser o que a empresa espera dele, e um PMO Ágil® deve ser o que a empresa espera dele e inspecionar esta aderência frequentemente com transparência e se ajustar de acordo com a necessidade para continuar sendo o que empresa espera dele ao longo do tempo.
Você sabia que PMO Ágil® é uma marca registrada Hiflex e por isso só os especialistas Agile Expert Hiflex facilitam treinamentos e realizam consultorias e mentorias para implementação do Ágil em PMOs através do Framework PMO Ágil®?
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Foto real de implementação do Agile no PMO Corporativo da Locaweb usando o Framework PMO Ágil®, CRUZ, 2018
