Seu fluxo é mais importante que seu software
Recentemente me deparei com uma situação que gerou um desconforto que reproduzo a vocês agora.
Participando de uma discussão com um Product Owner de uma migração de um sistema de ERP (Sistema de Gestão Empresarial) falávamos sobre mapear o fluxo atual para propor uma melhoria na nova versão, mas o Product Owner afirmava não haver tempo para tal ação. Então se passou o diálogo abaixo:
– Qual será seu papel nessa migração então?
– Será garantir que os fluxos existentes estejam 100% aderentes na nova plataforma, e apontar quando não estiverem para que atinjam os 100% esperados.
– Vocês estão satisfeitos com seus fluxos atuais?
– Não. Nossos fluxos não são bons e existem diversos problemas neles.
– Então seu trabalho será garantir que o novo sistema esteja 100% aderente aos seus fluxos ruins atuais???
– Isso mesmo.
(Um minuto de silêncio)
Pode parecer absurdo, mas muitos sistemas que são considerados ruins nascem assim, uma necessidade de mudança obriga a mudar a tecnologia e ao invés de trabalhar na melhoria, evolução ou mesmo entendimento do que hoje não funciona, simplesmente trazemos para tecnologia resolver o que devíamos resolver antes de iniciarmos a construção do mesmo (E viva a Transformação Digital).
Para que problemas assim não ocorram existe uma ferramenta chamada Value Stream Mapping (VSM) que é traduzida como Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV).
Value Stream Mapping – VSM (Mapeamento do Fluxo de Valor) é uma ferramenta de diagnóstico para a identificação de todas as ações/processos/serviços de uma empresa e classificação em ações que criam ou não valor sob a perspectiva do cliente.
- Atividades que criam valor
- Tempos de espera ou Atividades que não criam valor
O uso da VSM é relativamente simples e consiste em alguns passos que irão trazer ganhos muitas vezes antes mesmo de um sistema ser desenvolvido:
- Identifique qual fluxo será analisado
- Crie o Mapa de Estado Atual
- Identifique as Fontes de desperdícios
- Defina as oportunidades de melhoria
- Elabore um Plano de Ação
- Revisar os resultados e recomeçar (PDCA)
Uma vez que você já tenha seu fluxo escolhido, vamos criar o Mapa do Estado Atual. Neste exemplo vou ilustrar um processo de compra.
Na parte de cima temos as atividades que criam valor (Iniciar processo de compra, Prospecção, Aprovação do Comitê e Aquisição) e embaixo os tempos de espera em cada etapa, isso significa:
Tempo total do fluxo: 39 dias
Atividades que criam Valor: 14 dias
Eficiência do ciclo do processo: 14 / 39 = 35%
Isso significa que passamos mais tempo esperando que entregando o que nosso cliente espera…
A investigação das fontes de desperdícios deve considerar tanto as Atividades que criam Valor como as de Tempo de espera olhando sob a seguinte perspectiva:
- Como posso reduzir o tempo de execução dessa atividade?
- Como posso reduzir o tempo de espera entre essas etapas?
- Essa atividade é mesmo necessária?
Por exemplo:
- Como posso reduzir o tempo de Prospecção?
- Como posso reduzir o tempo de espera entre o Início do processo de compra e a prospecção?
- Preciso mesmo da Aprovação de um comitê para todas as compras?
Agora começo a olhar as oportunidades de melhoria:
- Posso ter um cadastro de fornecedores para diminuir o tempo de execução, realizando as cotações sempre com o mesmo grupo e colocando um tempo de resposta.
- Posso automatizar as solicitações disparando um e-mail para os fornecedores cadastrados.
- Posso criar um limite de valores pré-aprovados para diminuir a quantidade de aprovações que passam por eles e com isso melhorar meu tempo de espera entra as etapas.
Transformo as mesmas em um Plano de Ação:
Agora meça se seu fluxo melhorou, e recomece procurando novas melhorias…
Isso pode ser aplicado a fluxos de diversas necessidades e é uma forma de tangibilizar algumas necessidades de mudança.
Então antes de começar a sua Transformação Digital, revisite seus fluxos e não digitalize problemas.
Até a próxima pessoal!
